一、有效沟通的前提
1、尊重，是实现有效沟通的基本要素。在待人接物中一视同仁的平等态度会鼓励对方进入轻松自由的无障碍交流，使沟通容易取得成功。
2、理解，强调在沟通中的换位思考、积极的了解、引导与说服。
有效的沟通需要借助于多种技能，倾听和提问是实现有效的关键。
1、有效倾听。在接待中要正确地倾听来访者的要求，及时做出回应并引导客户预期目标。实现正确的倾听需要培训和准备;倾听者要清除杂念，专心理解对方的语义，表现出适当的体态语鼓励对方叙述，调整好情绪对信息进行思考、回馈，并准备做好记录。
同时还应该做到：
1) 注意经常检查自己的倾听习惯，哪些好的习惯是要坚持的，那些不良行为必须注意纠正。
2) 学会适时的沉默，表现出足够的耐心，以放松的、关注的面部表情鼓励对方无障碍地表述完自己的意思。
3) 克服由于各种因素造成的先人为主的偏见，避免批判对方。
4) 注意不要让自己的语言和非语言表达的错误信息干扰对方，及时对来访者做出回应和反馈。
5) 对于没有听清楚的问题选择适当时机提问。
6) 沟通结束要及时总结、思考，及时汇报处理结果。
2、构建良好的倾听环境。良好的倾听环境对实现有效沟通会产生重要的影响。这涉及到社会因素、个人的心理因素和生理因素。因为沟通是一个双向的交流过程，沟通和交流中秘书应该注意到可以准备并行成一种非威胁的交流环境。
1) 以环形座位、并行座位、面对面的座位形成有平等感、有信任感的交流环境。
2) 不受外界干扰的安全空间。有一米线的隔离、相对封闭的小客厅、相对安静地接待区域、有隔离屏风的谈话区等，保证足够的私人交流空间。
3) 可以清晰地观察对方情绪和态势语变化的光线条件。
4) 足够的双方沟通表达的时间。尽量鼓励来访者充分表达除非必要，不要打断对方的谈话。
5) 避免先入为主的猜测和未加思索的结论干扰自己。
3、克服倾听的障碍。秘书在沟通中需要注意克服的倾听方面的障碍包括：
1) 语义不清，言不达意。
2) 预期反应，主观片面。
3) 注意力分散，心猿意马。
4) 匆忙下结论，缺乏耐心。
5) 对某些信息习惯性反感，产生迅速反应。
6) 试图回避推托，怕负责任。
7) 信息接收重形式轻内容。
8) 工作随意，缺乏主动思考。
